مدیریت دانش
مدیریت دانش
مدیریت دانش یا همان مدیریت دانایی Knowledge Management فرآیند سیستماتیک منسجمی است که ترکیب مناسبی از فناوری های اطلاعاتی و تعامل انسانی را به کار می گیرد تا سرمایه های اطلاعاتی سازمان راشناسایی، مدیریت وتسهیم کند.این دارایی ها شامل پایگاه های اطلاعاتی، اسناد، سیاست ها، و رویه ها می شود. علاوه براین هم شامل دانش آشکار وهم دانش ضمنی کارکنان را دربر میگیردو از روش های متنوع و گسترده برای تصرف، ذخیره سازی و تسهیم دانش در داخل یک سازمان استفاده می کند.
تعریف دانش ضمنی و نقش آن در پیاده سازی سیستم
دید سیستم‌های سنتی مدیریت دانش نسبت به دانش، بسیار محدود و سطحی بوده و دانش ضمنی افراد را مورد توجه قرار نمی‌دهند.دانش ضمنی تمامی تجارب و مهارت‌هایی را شامل می‌شود که افراد بدون آگاهی و در حین کار به دست می‌آورند و این شکل دانش، یکی از مهم‌ترین اشکال دانش برای سازمان‌های جدید است.
- سازمان‌های جدید دائما در حال تغییر و تحول هستند و زمان کافی برای به شکل رسمی درآوردن این گونه دانش را ندارند.
- به شکل رسمی درآوردن این دانش،کار بسیار مشکلی است.
- استخراج این دانش از بین کارکنان،ممکن است باعث بروز مقاومت‌های جدی از سوی افراد شود(به خاطر این که افراد این نوع دانش را به عنوان یکابزار استراتژیک در نظر می‌گیرند که به وسیله آن می‌توانند موقعیت خویش را در سازمان حفظ کنند).
- دانش ضمنی بیان‌کننده یک عنصر اساسی و ضروری برای یادگیری سازمانی است.مدیریت دانش ضمنی،تنها محدود به فراهم کردن ابزارهای ارتباطی(نظیر ایمیل و…)نمی‌شود بلکه مدیریت دانش ضمنی باید پویایی تعاملات اجتماعی بین افراد را مورد حمایت قرار دهد.در واقع فرض این نکته اشتباه است که افراد به طور ناخودآگاه و بدون هیچ گونه دلیلی دست به تعاملات اجتماعی می‌زنند.
.
مراحل عملیاتی کردن (پیاده‌سازی) مدیریت دانش در سازمان
طبیعی است که پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان همچون پیاده‌سازی هر روش دیگری،بایستی در یک فرایند گام‌به‌گام و آرام صورت گیرد،پیاده‌سازی مدیریت دانش شامل شش مرحله می‌باشد.
۱. آموزش رکن اصلی اجرای موفق مدیریت دانش
آموزش ناكافي كاربران، يكي از عوامل شايع عدم موفقيت برنامه‌هاي مديريت دانش است. نتيجه تحقيقات نشان مي‌دهد كه افزون‌بر نيمي از دلايل عدم موفقيت برنامه‌هاي مديريت دانش، به آموزش ناكارامد كاربران مربوط مي‌شود.
كونيگ، در مقاله خود با عنوان «آموزش مديريت دانش» ۴ عنصر اساسي مؤثر در برنامه آموزشي مديريت دانش را معرفي كرده است.
– تكنولوژي اطلاعات و كاربردهاي آن
– فرهنگ سازماني
– مباني مديريت دانش
– مباني اقتصاد و تجارت
و در خصوص تفاوت ميان سازمان يادگيرنده و مديريت دانش مي‌نويسد: مفهوم سازمان يادگيرنده، بر توليد دانش تأكيد دارد، در حالي كه مديريت دانش بر گردآوري، سازماندهي و اشاعه دانش متمركز است. مديريت دانش، گسترش يافته است تا سازمان ياد گيرنده و توليد دانش را پوشش بدهد.
آموزش مفاهیم و جلب نظر مدیران
اجرای هر طرح جامعی در سازمان، احتیاج به جلب نظر مدیران و نیز آموزش مفاهیم و موضوع طرح در سطح کارشناسی دارد.به خصوص آن که مدیریت دانش،بایستی توسط خود اعضای سازمان راهبری و هدایت شود.بنابراین در ابتدای طرح بایستی کارگاه‌های آموزشی مشارکتی در جهت جلب نظر و آشناسازی تخصصی اعضای سازمان پیاده‌سازی شود.این کارگاه‌های آموزشی شامل موضوعاتی همچون موارد ذیل می‌شود:
- مفاهیم مدیریت دانش در سازمان(مقدماتی)
- مفاهیم مدیریت دانش در سازمان(پیشرفته)
- مدیریت دانش و فناوری اطلاعات
- فرهنگ سازمانی تسهیم دانش،هست‌ها و بایدها؟
- چگونه سطح دانشی سازمان را افزایش دهیم؟
- مشکلات دانشی سازمان ما
- راه‌حل‌های پیاده‌سازی مدیریت دانش در سازمان مشابه.
۲. ارزیابی سطح دانش سازمان
پس از آشنایی و جلب نظر مدیران،لازم است وضعیت موجود به صورتی کاملا شفاف مورد بررسی قرار گیرد.در این راستا پرسشنامه‌هایی در سازمان و در میان کارشناسان توزیع می‌شود که برگرفته از نوع سازمان،چک لیست‌های مشابه طرح‌های مدیریت دانش و نیز موقعیت کلی سازمان می‌باشد.نتایج این پرسشنامه‌ها و نیز اطلاعات سازمانی در یک سیستم دینامیک کامپیوتری وارد شده و نمودارهای رشد دانش‌های مختلف سازمانی(براساس آخرین نظریه‌های مدیریت دانش)به عنوان خروجی به دست می‌آید.سیستم دینامیک به شبیه‌سازی سناریوی دانش سازمانی می‌پردازد و آن را به صورت نمودارهایی ترسیم می‌کند.این نمودارها نشانگر وضعیت فعلی دانشی سازمان و آینده آن با ادامه وضع موجود می‌باشد.این نمودارها توسط متخصصان مدیریت دانش و نیز در جلسات مشترک با مدیران تحلیل شده و نقاط ضعف و قوت سازمان در ابعاد مختلف ساختاری،تکنولوژی و انسانی به لحاظ دانش مشخص می‌شود.
۳. تشکیل تیم دانش
پس از ارزیابی متخصصان مدیریت دانش و مدیران سازمان و برگزیدن سناریوی مطلوب و گام دانشی بعدی،با توجه به نیازهای سناریوی پیشرو،تیم‌های مدیریت دانش در سطوح مختلف سازمان از میان اعضای سازمان انتخاب می‌شود.این افراد در کنار امور پیشین خود،وظایف جدیدی را(که البته به لحاظ زمانی ایجاد مشکل نمی‌کند)برعهده می‌گیرند.
۴. تدوین چشم‌انداز دانش
براساس سناریوی مقبول،چشم‌انداز دانشی سازمان ترسیم و بر مبنای آن برنامه استراتژیک دانشی مبتنی بر نقاط قوت و ضعف سازمان به لحاظ دانش مشخص می‌شود. پس از آن آیین‌نامه‌هایی در جهت پیاده‌سازی مدیریت دانش در بخشی از سازمان طراحی و ابلاغ می‌شود.طرح مدیریت دانش در ابتدا بایستی در حیطه‌ای کوچک به عنوان طرح پایلوت پیاده‌سازی شود.بنابراین کل امور فوق در همین بخش طراحی می‌شود.
۵. اجرای طرح پایلوت
بخشی از سازمان که به عنوان طرح پایلوت مورد تصویب قرار گرفته،مورد تحلیل مجدد قرار گرفته و براساس نتایج تحلیل با همان روش قبلی و با در نظر گرفتن نتایج به دست آمده از کل سازمان، روش‌ها و راه‌حل‌های مدیریت دانش در سه حوزه ساختار،تکنولوژی و انسان مورد بررسی قرار می‌گیرد. همچنین این راه‌حل‌ها،تحلیل هزینه شده و با استفاده از روش گوناگون یافتن جواب بهینه(مرجح)با توجه به نظرات مدیران و کارشناسان،راه‌حل‌هایی مصوب تعیین می‌شود.این راه‌حل‌ها در طرح پایلوت برنامه‌ریزی و اجرا می‌شود.در حین مراحل اجرا و پس آن،نتایج پیاده‌سازی،ارزیابی و گزارش‌دهی می‌شود و در نهایت، گزارش به مدیران،جهت تصحیح روند و ارزیابی عملکرد مدیریت دانش ارایه می‌شود.
۶. ادامه مستقل واحد مدیریت دانش
در صورت مقبول بودن طرح پایلوت،طرح پیاده‌سازی مدیریت دانش در فرایند مرحله‌ای،در بخش‌های دیگر سازمان پیاده می‌شود.البته در این بخش شکل‌گیری واحد مدیریت دانش در سازمان الزامی است و این بخش بایستی به عنوان بخشی از چارت سازمانی شناخته شود. این واحد از این پس،صرفا با دریافت توصیه‌هایی از مشاور مدیریت دانش به صورت مستقل به پیاده‌سازی کامل مدیریت دانش در سازمان می‌پردازد.ادامه موفقیت‌آمیز این روند باعث هم‌آوایی سازمان با تحولات دانش در اقتصاد جهانی و حفظ رقابت‌پذیری و خلق بازارهای جدید و به طور کلی مبدل شدن سازمان به یک شرکت دانش‌محور می‌شود.
اکثر برنامه‌ها با تمرکز بر فقط تعداد کمی از این هفت اهرم، ارزش را به سرتاسر دانش منتقل می‌کنند:
- دانش مشتری: حیاتی‌ترین دانش در اغلب سازمان‌ها؛
- دانش در فرآیندها: به‌کارگیری بهترین فنون حین انجام وظایف مرکزی؛
- دانش در محصولات (و خدمات): راهکارهای زیرکانه‌تر و سفارشی برای نیازهای کاربران؛
- دانش در افراد: پرورش و مهار قدرت ذهن که باارزش‌ترین دارایی شماست؛
- حافظه‌ی سازمانی: درس گرفتن از گذشته و جاهای دیگر در سازمان؛
- دانش در روابط: دانش شخصی عمیق که همکاری موفق را تأیید می‌کند؛
- دارایی‌های دانشی: سنجش و مدیریت سرمایه‌ی عقلانی.
برخی از استراتژی های مدیریت دانش و ابزارهای مورد استفاده در کسب و کار عبارتند از:
- داستان گویی به عنوان راهی برای به اشتراک گذاشتن دانش
- یادگیری در حین پروژه
- قرار دادن اشتراک گذاری دانش به عنوان یک بخش ضروری از وظایف کاری کارکنان
- پیاده سازی بهترین تمرین ها برای به اشتراک گذاری دانش
- پرورش فرهنگی که بر تشویق به اشتراک گذاری اطلاعات بنا نهاده شده است
- ارزیابی منظم صلاحیت ها
- کارآموزی
- مخازن دانش
- اندازه گیری سرمایه فکری
- نرم افزار همکاری
فوايد مديريت دانش
برخي فوايد به‌كارگيري مديريت دانش در سازمان‌ها، عبارتند از:
– تشخيص كمبودها (خلاها) در دانش سازماني
– بهره‌وري بيشتر از سرمايه‌هاي انساني
– يادگيري كارامدتر و مؤثرتر كاركنان
– ارائه كالاها و خدمات داراي ارزش افزوده
– افزايش رضايتمندي مشتريان
– جلوگيري از تكرار اشتباهات
– كاهش دوباره‌كاري
– صرفه‌جويي در زمان به هنگام حل مسئله
– برانگيختن خلاقيت و نواوري
– ايجاد رابطه‌اي نزديكتر با مشتريان